Privacy Policy

Afkortingen:

Algemene verordening persoonsgegevens – AVG

Autoriteit Persoonsgegevens – AP
G.S.S.V. Squadraat – de vereniging

AVG in het kort:
Per 25 mei 2018 is de AVG van toepassing. Door de invoering van de AVG hebt u rechten gekregen. Uw rechten worden hieronder beschreven.
Bij het ondertekenen van het inschrijf- en machtigingsformulier geeft u toestemming voor het delen van uw gegevens met nader omschreven partijen, u hebt het recht om deze ‘toestemming’ in te trekken.

U hebt het recht om te vragen wat voor belang de vereniging heeft bij uw gegevens.
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de AP.
U hebt het recht om te vragen wat voor doel en grondslag de vereniging heeft met de door u opgegeven gegevens.
U hebt het recht op inzage.
U hebt het recht op rectificatie van de door u opgegeven gegevens.
U hebt het recht op verwijderbaarheid van de door u opgegeven gegevens.

Betrokken partijen:

het bestuur, bestaande uit;
- de voorzitter;
- de secretaris;
- de penningmeester;
- de commissaris intern;
- de commissaris extern.
het kandidaatsbestuur, bestaande uit;
- de kandidaat voorzitter;
- de kandidaat penningmeester;
- de kandidaat secretaris;
- de kandidaat commissaris intern;
- de kandidaat commissaris extern.
de leden van de vereniging;
de trainers;
de commissieleden.

Overzicht gegevens:
Wanneer u lid bent geworden van de vereniging hebt u gegevens aan de vereniging verstrekt door middel van het ondertekenen van het inschrijfformulier en het doorlopend machtigingsformulier.
Wanneer u lid bent van de vereniging krijgt u de keus om training te volgen of om competitie te spelen. U kunt ook kiezen om deel te nemen aan een commissie. Tijdens het maken van uw account worden ook nog enkele gegevens geregistreerd. Hieronder volgt een overzicht van de (mogelijke) gegevens die door de vereniging worden verwerkt.

(a) uw voornaam en achternaam;
(b) uw initialen;
(c) uw adres, bestaande uit;
- uw straatnaam;
- uw huisnummer;
- uw postcode;
- uw woonplaats.
(d) uw geboortedatum;
(e) uw e-mailadres;
(f) uw telefoonnummer;
(g) uw studie of beroep;
(h) uw student-, NAW- of ACLO nummer;
(i) uw IBAN;
(j) uw (eventuele) commissie;
(k) uw (eventuele) trainingsdag;
(l) uw (eventuele) competitietrainingsdag;
(m) uw (eventuele) competitieteam;
(n) uw handtekening.

Gegevens verwerking:
De vereniging gebruikt zoals eerder genoemd het inschrijfformulier en het doorlopend machtigingsformulier wanneer u lid wordt van de vereniging. Nadat u lid bent gebruikt de vereniging twee verschillende programma’s om uw persoonsgegevens te verwerken. Hieronder wordt per gebruikt hulpmiddel uiteengezet wat de vereniging doet met uw opgegeven gegevens.

Wanneer u lid wordt van de vereniging hebt u een inschrijfformulier moeten ondertekenen. Op dit formulier hebt u de gegevens genoemd onder a, b, c, d, e, f, g en h moeten verstrekken. Partij I en partij II hebben deze gegevens nodig ten behoeve van de ledenadministratie. De secretaris zal voorgaand genoemde gegevens vervolgens registreren in de hulpmiddelen die gebruikt worden door de vereniging voor het verwerken van persoonsgegevens. Welke hulpmiddelen dit precies zijn kunt u lezen onder nummer 3 en 4. Het inschrijfformulier bestaat uit twee pagina’s, namelijk de voorste pagina en een gele pagina daarachter. Wanneer u uw gegevens opschrijft op de eerste pagina worden deze doorgedrukt op de tweede pagina. De secretaris zal de eerste pagina meenemen en de tweede pagina zal worden verstrekt aan het betreffende lid die zich inschrijft om lid te worden van de vereniging. De secretaris zal de eerste pagina vervolgens opbergen in de daarvoor bestemde map. Enkel en alleen de secretaris heeft toegang tot deze map tot de secretaris deze map doorgeeft aan de kandidaat secretaris.

Online inschrijving
Naast het inschrijven door middel van een inschrijfformulier bestaat voor personen ook de mogelijkheid om zich online in te schrijven in de vereniging. Bij het online inschrijven dient het lid de gegevens genoemd onder a, b, c, d, e, f, g en h te noteren. Na het verzenden van de online inschrijving wordt het lid ‘aspirant lid’ van de vereniging. Het aspirant lid wordt pas volwaardig lid van de vereniging wanneer een doorlopend machtigingsformulier wordt ingevuld en verwerkt door de penningmeester.
Wanneer u uw lidmaatschap beëindigd zal de secretaris uw inschrijfformulier gedurende vijf jaar bewaren in de daarvoor bestemde map. Wanneer de kandidaat secretaris bekent is zal de secretaris de betreffende map(pen) overdragen aan de kandidaat secretaris.

2. het doorlopend machtigingsformulier;

Wanneer u lid wordt van de vereniging hebt u een doorlopend machtigingsformulier moeten ondertekenen. Op dit formulier hebt u de gegevens genoemd onder a, b, c, d, h en i en moeten verstrekken. De gegevens genoemd in a, b, c, d en h heeft, zoals u in punt 1 hebt kunnen lezen, al geregistreerd.. De penningmeester registreert het gegeven genoemd in h in de hulpmiddelen die gebruikt worden door de vereniging voor het verwerken van persoonsgegevens. De penningmeester heeft het gegeven genoemd in h nodig voor het versturen van de incasso’s. Welke hulpmiddelen dit precies zijn kunt u lezen onder nummer 3 en 4. Het machtigingsformulier bestaat uit twee pagina’s, namelijk de voorste pagina en een gele pagina daarachter. Wanneer u uw gegevens opschrijft op de eerste pagina worden deze doorgedrukt op de tweede pagina. De penningmeester zal de eerste pagina meenemen en de tweede pagina zal worden verstrekt aan het betreffende lid die zich inschrijft om lid te worden van de vereniging. De penningmeester zal de eerste pagina vervolgens opbergen in de daarvoor bestemde map. Enkel en alleen de penningmeester heeft toegang tot deze map.
De penningmeester is belast met het versturen van de incasso’s. Bij het versturen van de incasso’s maakt de penningmeester gebruik van een Excel bestand. De penningmeester voegt de gegevens genoemd onder a en i in dit Excel bestand. De penningmeester maakt gedurende de uitoefening van zijn functie gebruik van dit Excel bestand. Wanneer de penningmeester zijn/haar taak eindigt zal hij/zij een backup maken en het op een USB stick zetten die wordt overgedragen aan de nieuwe penningmeester. De oude penningmeester zal het betreffende Excel bestand verwijderen
Wanneer u uw lidmaatschap beëindigd zal de penningmeester uw machtigingsformulier gedurende vijf jaar bewaren in de daarvoor bestemde map. Wanneer de kandidaat penningmeester bekent is zal de penningmeester de betreffende map(pen) overdragen aan de kandidaat penningmeester.

3. het online ledenadministratie en boekhoudprogramma Conscribo.

Conscribo is het programma dat partij I en partij II gebruikt ten behoeve voor de ledenadministratie. De vereniging heeft een account op www.conscribo.nl en partij I en partij II krijgen toegang tot dit account bij invoering van een door partij I gekozen wachtwoord. Wanneer u zich inschrijft bij de vereniging zal partij I of partij II de gegevens genoemd onder a, b, c, d, e, f, h en i registreren op de website. Partij I en partij II hebben deze gegevens nodig voor de ledenadministratie en de secretaris heeft deze gegevens nodig voor de algemene ledenlijst controle. Gedurende uw lidmaatschap kan enkel partij I uw voorgaand genoemde gegevens inzien. Wanneer partij II in beeld komt zal partij I het wachtwoord waarmee partij I toegang krijgt tot het Conscribo account verstrekken aan partij II. Wanneer de invulling van partij I wijzigt dan zal partij I het wachtwoord van het Conscribo account wijzigen en zal deze pas weer verstrekken aan partij II wanneer deze partij weer in beeld komt.
Bij het beëindigen van uw lidmaatschap blijven voorgaand genoemde gegevens tot het einde van het studiejaar voor partij I en partij II inzichtelijk. Na het verlopen van dit studiejaar zullen uw gegevens uit Conscribo worden verwijderd.

4. MailChimp – de e-mail tool

In het begin van het seizoen bestaat er de mogelijkheid voor personen om zich in te schrijven voor een introductietoernooi bij de vereniging. Een persoon kan zich inschrijven voor dit toernooi via de e-mail tool ‘MailChimp’. De inschrijving geschiedt op een webpagina.
Op deze pagina dient de persoon de gegevens genoemd onder a en e te noteren. Na het verzenden van de inschrijving zal de voorzitter als enige toegang krijgen tot deze gegevens. Ten behoeve van de uitvoering van de taken van de secretaris heeft de voorzitter deze gegevens met de secretaris gedeeld.

Werkwijze datalekken:
In het geval dat enige gegevens van partij III ongeautoriseerd in het bezit komen van een partij niet genoemd in dit document dan zal het betreffende lid hiervan op de hoogte worden gesteld. Partij I en partij II zullen vervolgens beoordelen hoe ernstig het datalek is en wat voor gevolgen dit zou kunnen hebben. Nadat vast staat om wat voor datalek het betreft dan zullen de juiste acties worden ondernomen door partij I en partij II in overleg met het betreffende lid.

Sponsoren